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Kurzbeschreibung

Das CompCor Hinweisgebersystem ist ein webbasierter Meldekanal, der es Hinweisgebern ermöglicht, anonym und verschlüsselt mit dem Unternehmen zu kommunizieren. Eine Identifizierung des Hinweisgebers ist nicht möglich, da die IP-Adresse des Hinweisgebers nicht gespeichert wird. Die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber wird über einen „digitalen Briefkasten“ ermöglicht.

Betrieben wird das CompCor Hinweisgebersystem in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum und es ist über eine kundenspezifische Portalseite im Internet rund um die Uhr erreichbar.

Das System unterscheidet nicht zwischen „Tell me“ und „Ask me“, da nach unseren Erfahrungen oft wertvolle Hinweise als Fragen formuliert werden. Deshalb: Auswahlmöglichkeit für den Hinweisgeber zwischen „Anfrage“ und „Hinweis“. Das Hinweisgebersystem ist intuitiv bedienbar und durch das responsive Design auch problemlos über mobile Endgeräte nutzbar.

Es werden keine detaillierten Fragebögen für den Hinweisgeber eingesetzt, sondern es gibt mehrere Freitextfelder zur Eingabe (wer, was, wann, wie …) des Sachverhalts, um die Hemmschwelle für Hinweisgeber möglichst niedrig zu halten.

Das CompCor Hinweisgebersystem kann optisch und inhaltlich an Ihr Unternehmen angepasst werden.

Warum Hinweisgeberverfahren?

Warum Hinweisgeberverfahren?

  • Frühwarnsystem
    Anfragen und Hinweise stellen das „Frühwarnsystem“ eines funktionierenden Compliance Management Systems dar.

  • Entgegennahme von Hinweisen
    Ein „Compliance Management System“ ohne Verfahren zur Entgegennahme von Hinweisen wäre mangelhaft.

Erforderliche Regelungen im Zusammenhang mit Einführung eines Hinweisgebersystems

Erforderliche Regelungen im Zusammenhang mit Einführung eines Hinweisgebersystems

  • Compliance Policies anpassen
    Grundsätze des Hinweisgeberverfahrens in den Compliance Policies regeln, z. B. im Code of Conduct. Offene Anfragen an Vorgesetzte oder an Compliance über ein „Help-Desk“.

  • Verfahren festlegen
    Interne Entscheidung, mit welchen Verfahren ein Hinweisgeber geschützt werden soll (IT-System oder Ombudsperson -> beachte BVerfG zu Beschlagnahmeverbot).

  • Richtlinien ausarbeiten
    Spezielle Richtlinien zur Regelung der Einzelheiten: Hinweisgeberverfahren, Umgang mit Compliance Cases.

  • Prozesse festlegen
    Festlegung der Prozesse für Auswertungen der Anfragen, Hinweise und interne Ermittlungen.

  • Case Management System
    Einführung eines Compliance Case Management Systems zur Dokumentation der Anfragen, Hinweise und Ergebnisse unter Beachtung der Datenschutzregelungen.

  • Betriebsvereinbarung
    Ggf. Betriebsvereinbarung mit Betriebsrat (Mitbestimmung).

  • Interne Kommunikation
    Interne Kommunikation als „Daueraufgabe“.

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CompCor Compliance Solutions GmbH & Co KG
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