Login

Geben Sie bitte Ihre Zugangsdaten ein:

Funktionen

Basisfunktionen

Allgemein

Allgemein

  • Zugang über Internet, 24/7
    Der Zugang zu dem CompCor Hinweisgebersystem kann über eine spezielle Internetadresse oder über die Internetseite des Kunden erfolgen, rund um die Uhr. 

  • Verschlüsselte Verbindung
    Mit dem Start der Verbindungsaufnahme wird eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Hinweisgeber und dem Server aufgebaut (SSL). 
  • Zugriff über mobile Endgeräte
    Das System kann auch komfortabel über mobile Endgeräte bedient werden.

  • Intuitive Bedienung
    Die Benutzeroberfläche für den Hinweisgeber und den Fallbearbeiter ist so gestaltet, dass diese intuitiv verwendet werden kann.

Für Hinweisgeber

Für Hinweisgeber

  • Ausführliche Nutzerhinweise
    Dem Hinweisgeber stehen ausführliche Nutzerhinweise für das Hinweisgebersystem zur Verfügung. 

  • Anonyme Kommunikation
    Der Hinweisgeber kann wählen, ob er eine Antwort oder Rückfrage zulassen möchte. Er hat vier grundlegende Möglichkeiten:

    • Vollständig anonyme Eingabe
    • Anonyme Eingabe mit digitaler Briefkastenfunktion
    • Angabe seines Namens
    • Wunsch nach einem persönlichen Gespräch mit Vorschlag eines Treffpunktes

  • Auswahl an voreingestellten Themen und Kategorien
    Dem Hinweisgeber stehen bestimmte voreingestellte Themen und Kategorien für seinen Hinweis zur Verfügung. Die Themen und Kategorien können kundenspezifisch angepasst werden.
  • Dateien können übermittelt werden
    Dem Hinweisgeber ist es möglich, in begrenztem Umfang Dateien als Anlage beizufügen (pdf, jpg, png, gif).

  • Orientierungshilfe für den Hinweisgeber
    Dem Hinweisgeber stehen verschiedene Eingabefelder zur Verfügung. Die Überschriften dieser Felder können kundenspezifisch eingerichtet werden.

  • Eingangsbestätigung
    Der Hinweisgeber erhält nach Absenden seines Hinweises eine automatisierte Bestätigung über den Eingang des Hinweises mit einem einmaligen Vorgangstoken.

Für Fallbearbeiter

Für Fallbearbeiter

  • Hinweise verwalten
    Der Fallbearbeiter kann ein Mitarbeiter des Unternehmens oder eine Ombudsperson sein und nimmt die Fälle entgegen. Er kann eine oder mehrere Fallkategorien vergeben.

  • Änderung des Passworts
    Der Fallbearbeiter kann und sollte sein Passwort regelmäßig ändern.

  • Meldung bei Eingang eines Hinweises
    Das Hinweisgebersystem informiert über eine Alert-Meldung per E-Mail unverzüglich den Fallbearbeiter, dass ein Hinweis eingegangen ist.

  • Bearbeitungsvermerk
    Der Fallbearbeiter kann den Hinweis mit einem Bearbeitungsvermerk ergänzen.
  • Anonyme Kommunikation
    Der Fallbearbeiter kann eine Antwort bzw. Rückfrage hinterlegen, sofern der Hinweisgeber diese Funktion aktiviert hat. Der Prozess von Frage und Antwort kann beliebig oft wiederholt werden. Die Kommunikation mit dem Hinweisgeber kann bei Bedarf gesperrt werden.

  • Export von Hinweisen
    Hinweise sowie die Antworten und Bearbeitungsvermerke können exportiert werden. Grundsätzlich sind keine direkten Schnittstellen zu anderen IT-Systemen vorgesehen (Schutz der Anonymität des Hinweisgebers, Schutz des Systems vor Angriffen), können aber auf Kundenwunsch eingerichtet werden.
     
  • Statistische Auswertung
    Innerhalb eines angegebenen Zeitraums eingegangene Hinweise können als Statistik abgerufen werden (Export in csv-Datei).

Digitaler Briefkasten

Digitaler Briefkasten

  • Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallbearbeiter
    Wählt der Hinweisgeber aus, dass eine Kommunikation mit dem Fallbearbeiter gewünscht ist, öffnet sich der digitale Briefkasten.

  • Passwortgeschützt
    Der Hinweisgeber wird gebeten ein sicheres Passwort zu vergeben.

  • Generierung eines Security Token (Schlüssel)
    Das System weist einen einmaligen Vorgangstoken zu. Nur mittels dieses Tokens und des Passworts kann der Hinweisgeber anonym mit dem Fallbearbeiter kommunizieren.
  • Angabe der erbetenen Reaktionszeit
    Der Hinweisgeber kann den Zeitpunkt angeben, bis wann er eine Antwort des Fallbearbeiters wünscht.

  • Keine automatische Benachrichtigung des Hinweisgebers
    Der Hinweisgeber wird nicht automatisch benachrichtigt, wenn eine Antwort des Fallbearbeiters vorliegt. Der Hinweisgeber muss eigenständig nachsehen, ob eine Antwort oder Rückfrage im digitalen Briefkasten eingegangen ist.

Zusatzmodul Hinweismanager

Zusatzmodul Hinweismanager

Zusatzmodul Hinweismanager

  • Einrichten von Stellvertretern
    Der Fallbetreuer kann einen Stellvertreter festlegen, der ebenfalls Alert-Meldungen erhält und Hinweise sowohl lesen als auch bearbeiten kann. Die Stellvertretung kann mit Start- und Stoppdatum festgelegt werden.

  • Mehrere Fallbearbeiter
    Der Fallbetreuer kann weitere Fallbearbeiter festlegen. Die Zuordnung der Hinweise zu verschiedenen Fallbearbeitern kann manuell durch den Fallbetreuer erfolgen oder automatisiert z.B. nach Kategorie, Thema oder Sprache des Hinweises. Der Fallbearbeiter kann für die ihm zugeordneten Fälle Fragen an den Hinweisgeber stellen und Fallkennzeichnungen ausführen.

  • 4-Augen-Prinzip bei Löschung
    Ein Löschungsbewilliger sieht Fälle, die vom Fallbetreuer zur Löschung markiert wurden. Er muss der Löschung im 4-Augen-Prinzip zustimmen, bevor der Fall aus dem System gelöscht werden kann.
  • Fallabschluss
    Der Fallbetreuer oder der zuständige Fallbearbeiter kann den Fall abschließen. Es sind frei konfigurierbare Abschlussvarianten in Form von Kategorien vorgesehen. Der Fallbetreuer kann diese ergänzen oder abändern.

  • Erweiterte Dokumentationsmöglichkeit
    Der Fallbetreuer kann die Bearbeitungsschritte des Falls dokumentieren. Dazu kann er einen Vorgangstyp (Sachverhaltsbeschreibung, Einschätzung, Ermittlungsergebnis intern) und weitere Informationen festlegen. Er kann seine eigenen Bearbeitungsschritte editieren und löschen.

Ergänzende Leistungen

Compliance-Ombudsperson-Hotline

Compliance-Ombudsperson-Hotline

Ombudsperson durch CompCor

Als unabhängiger Ansprechpartner für den Hinweisgeber steht ein erfahrener Compliance-Experte der CompCor als Ombudsperson bereit. Dieser nimmt die Meldungen zentral entgegen und verifiziert den Hinweis, ggf. im anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber.

Die Ombudsperson stimmt die weitere Bearbeitung des Hinweises mit dem Unternehmen ab und informiert entsprechend den Hinweisgeber, sofern dieser einem Dialog zugestimmt hat.

Rechtsauffassung

In der Vergangenheit galt, dass ein Rechtsanwalt als Ombudsperson fungieren sollte, da dieser aufgrund berufsrechtlicher Verschwiegenheitsverpflichtung die Anonymität des Hinweisgebers gewährleisten konnte.

Seit das BVerfG im Juni 2018 jedoch entschied, dass KEIN Beschlagnahmeschutz von Unterlagen bei Rechtsanwälten existiert, sofern kein Mandat „Beschuldiger - Anwalt“ besteht (siehe auch BGH vom 08.08.2018, Az. 2 ARs 121/18), gilt Folgendes:

Als Ombudsperson genügt ein Compliance-Experte mit Erfahrung im Umgang mit Hinweisgebern, ein Anwalt ist also nicht erforderlich, da ein Schutz der Vertraulichkeit nicht vollständig zu gewährleisten ist (Zugriff der Strafverfolgungsbehörden über den Telefonprovider möglich)!

  • Objektiver Ansprechpartner
    Die Ombudsperson ist keinerlei Weisungen durch das Unternehmen unterworfen.

  • Erreichbarkeit
    Für den Anrufer erfolgt die Kontaktaufnahme zu der Ombudsperson telefonisch über eine Servicenummer.

Integration in das CompCor Compliance Case Management System

Integration in das CompCor Compliance Case Management System

Compliance Case Management System von CompCor

Das Hinweisgebersystem ist nur einer der möglichen Eingangskanäle für Hinweise und Anfragen. Üblicherweise kommt die überwiegende Mehrzahl der Anfragen und Hinweise über offene Kanäle wie Telefon, E-Mail oder persönliche Gespräche.

Das CompCor Compliance Case Management ist eine Compliance-Prozesslösung und kann für alle Anfragen und Hinweise genutzt werden, gleich über welchen Kanal diese eingehen. Deshalb sind hier sowohl eine wesentlich höhere Anzahl von Sachverhalten als auch von Nutzern enthalten.

  • Unterstützung des Compliance Officers bei Bearbeitung von Compliance-Hinweisen und -Ereignissen (Cases)

  • Prozesssteuerung und Überwachung aller Ermittlungshandlungen

  • Revisionssichere, kontinuierliche Dokumentation
    Alle Schritte, Maßnahmen, begleitenden Kommunikationen und Dokumente können dokumentiert sowie Sachverhalte zusammengefasst oder auch aufgeteilt werden.
  • Rollen-Rechte-Struktur
    Durch unterschiedliche Rollen und Rechte haben einzelne Bearbeiter nur teilweise Einblick in den gesamten Fall. Vorgesehene Rollen: Case Manager, Investigator, Fallbeobachter, Genehmiger.

  • Abschlussdokumentation
    Nach Abschluss des Falls steht eine Dokumentation, als eine Art „elektronische Akte“ zur Verfügung.

  • Statistiken und Reports
    Darüber hinaus können zusammenfassende Statistiken und Reports erstellt werden.

Jetzt weitere Informationen anfordern

CompCor Compliance Solutions GmbH & Co KG
Königsbacher Straße 51 • D-75196 Remchingen
Office Remchingen +49 (0)7232 - 80 91 4-0 • Office Frankfurt +49 (0)69 - 35 10 34 31
Fax: +49 (0)7232 - 80 91 4-29 • office (at) compcor.de